Débordée au boulot ? 8 trucs pour mieux s'organiser
13 Février 2009
Lu par 1767 personne(s)
Entre la réunion de 14h30 décalée à 16h12, vos 321 mails et le doc que vous avez passé dix ans à trouver dans votre ordi, ça y est, il est 17h58, et vous n'avez toujours pas attaqué la pile de dossiers sur votre bureau. Et votre boss qui rode (ça devait être fini il y a 3 jours)... Que se passe-t-il ? Vous le savez : vous n'êtes, disons, pas très bien organisée.
Alors, plutôt que de soupirer "c'est ma nature" (et de vous griller la soirée à finir ce boulot), il est temps d'intégrer quelques principes de base. Sans devenir Mme Parfaite, vous pouvez au moins mieux gérer votre temps et votre énergie au travail. Pour vivre plus cool, tout simplement !
Retrouvez nos 8 stratégies pour optimiser son efficacité, élaborées avec Laurence Einfalt*, fondatrice de l’agence Jara, conseil en organisation personnelle.
Comment anticiper et planifier ?
Anticiper et planifier, organisation de travail
On a toutes, quel que soit notre job, à gérer des tâches prévues à l'avance (établir des budgets, relancer des clients...) et des trucs plus inattendus (le boss a eu une idée géniale, faut qu'on en parle tout de suite). La difficulté, c'est de jongler entre l'urgent, le prioritaire et le "pour bientôt"...
Comment on fait ? Pour chaque dossier, on se fixe une dead-line, c’est-à-dire le jour où on doit vraiment avoir fini. On évalue le temps de travail nécessaire. Puis on se fait un plan d’action selon les priorités. Le matin, on décide par exemple de bosser sur le dossier A, l’après-midi sur le B.
"En janvier, il est aussi judicieux de noter dans son agenda les grandes tâches incontournables, dont on sait qu’elles nous tomberont forcément dessus dans l’année, ajoute Laurence Einfalt. Connaître leurs échéances permet d’y travailler un peu tout le temps." Par exemple, dès que l’occasion se présente, on réunit les éléments du bilan comptable de la boîte pour n’avoir ensuite qu’à le fignoler sans stress.
Les erreurs à éviter : S'enfermer dans son planning. Il faut savoir, lorsqu'une vraie urgence se présente, la traiter. La solution ? Soit on s'organise (on s'arrange avec un collègue pour qu'il traite à notre place le dossier prévu), soit on temporise (on fera plus tard ce qui est moins urgent, en accord avec son boss et ses collègues).
Tenir compte de sa flemme
Sauf si on est la fille cachée de Bree et de Robocop, on a toutes des moments, disons, de moindre investissement professionnel.
De grosse crise de flemme, en langage clair. Y renoncer serait fou, malsain et contre-productif : c'est dans les périodes "rien" qu'on trouve les plus brillantes idées.
L'objectif : se dégager des moments pour ne rien faire, et ainsi pouvoir, de temps à autre, se mettre en mode "off" sans risquer le licenciement sec. En commençant par simplifier à l'extrême la tâche la plus bouffeuse de temps au monde : le classement.
Comment on fait ? "On classe efficace, indique Laurence Einfalt. Un objet a plus de chance de revenir à sa place s’il faut moins de 5 gestes pour le ranger." Alors, on jette les classeurs à anneaux, trop compliqués, et on opte pour des chemises cartonnées toutes simples. Dans sa boîte mail, c’est pareil. On crée un nombre restreint de dossiers pour classer les mails, et on en élimine le maximum. "Jamais plus de quatre niveaux de rangement, prévient Laurence Einfalt. Au-delà, on s’y perd."
Les erreurs à éviter :Perdre de vue l'objectif : buller. Quand on a classé mails et documents, ne pas se mettre direct en mode "et maintenant je fais quoi ?". Ecouter son envie de faire une petite pause. En allant faire un tour par exemple, en allant boire un café... promis, on sera plus efficace après !
Respecter son agenda
Votre agenda ressemble à une longue (et illisible)
liste de rendez-vous, de tâches et de "penser à" ? Et du coup, vous ne réalisez jamais le quart de ce que vous aviez prévu ? Il faut que ça change. Un agenda sert à noter ce qui importe vraiment.
Comment on fait ? Seules les tâches à réelle date-limite doivent figurer sur votre agenda. Tous les vœux pieux (les "il faudrait que…"), sont notés sur une liste informatisée ou sur un cahier qui ne sert qu’à ça.
"Tant mieux si vous trouvez le temps de les mener à bien, explique Laurence Einfalt. Mais, si ce n’est pas le cas, ne culpabilisez pas, car l’important est d’assurer sur l’essentiel : les vraies tâches qui vous sont imposées."
Les erreurs à éviter : oublier les "ce serait bien si" qui sont souvent de vraies bonnes idées. Replongez régulièrement dans ce cahier, dès que vous avez un moment.
On étiquette intelligemment
Mais non, étiqueter ne pas vous transformer illico en mémère psycho-rigide ! c'est juste le meilleur moyen de pouvoir déléguer aux autres.
Comment on fait ? On dégaine une étiquette dès qu’un projet se crée pour le baptiser d’un nom compréhensible. Si vous savez que "PrevT408" désigne le prévisionnel du 4e trimestre 2008, il n’est pas sûr que votre nouveau collègue comprenne la subtilité de ce nom barbare.
"Lorsqu’on travaille en équipe, il ne faut pas hésiter à se mettre d’accord sur une nomenclature commune", suggère Laurence Einfalt. A la clé, on sait que le boulot avancera toujours sans nous, on ne culpabilise donc plus d’aller buller au soleil une semaine.
Les erreurs à éviter : Appeler un dossier physique "Cher Client" et son équivalent numérique "Client Chéri". Sur le moment, on se souvient que ces deux noms désignent un seul et même dossier mais avec le temps on finit par l’oublier. Résultat : on est largué. Les dossiers physiques et numériques doivent porter le même nom.
On fait le vide
Dans certains métiers, vivre entourée d'une muraille de dossiers faits partie du folklore. Dans d'autres, c'est une faute lourde. Dans tous les cas, c'est une perte de temps et d'énergie à éliminer d'urgence.
Comment on fait ? On dégage son espace de travail pour s’aérer l’esprit. Sur son bureau, on fait le vide une fois par semaine. "On jette systématiquement la doc que l’on est tenté de garder parce qu’elle serait susceptible de nous être utile un jour, mais on conserve ce qui nous sert vraiment au quotidien", note Laurence Einfalt. Pour éviter l’encombrement, on se fixe un nombre limite de magazines pros à garder un temps donné (2 semaines par ex.). Et on efface impitoyablement toute newsletter dès qu’une nouvelle arrive.
Les erreurs à éviter
- Vous transformer en documentaliste alors que ce n’est pas votre job. - L’excès de zèle : ce n’est pas grave si quelques piles trônent toujours sur le bureau. "Il faut juste veiller à ne pas mélanger les documents à classer avec ceux dont on se sert tous les jours, on perdrait trop de temps à les chercher", précise la coach.
On se cale sur son rythme
On se sent souvent plus fraîche le matin (sauf les jours où on a passé la nuit à faire la fête, mais passons) et plus "sociable" l'après-midi. Mais ce n'est pas vrai chez tout le monde... Donc, on tient compte de nos inclinations naturelles pour agir efficace.
Comment on fait ? Interrogez-vous : êtes-vous du soir ou du matin ? C'est important de bien se connaître. Une tâche complexe demande beaucoup plus de temps si votre batterie est à plat. Certes, attendre que tout le monde soit parti du bureau permet de bosser au calme, mais ce n'est pas forcément le meilleur moment, côté énergie. "Réservez les tâches peu gourmandes en capacité mentale à vos heures creuses", conseille Laurence Einfalt. Ok pour négocier dans la matinée le contrat du siècle, quand on est fraîche et dispo. Les notes de frais, on se les garde pour la fin de journée : personne ne verra qu’on crève d’envie de siester.
les erreurs à éviter : Gérer toutes les urgences non stop ("'c'est le matin, j'y vais à fond !") jusqu’à zapper le déjeuner pour finir épuisée et en hypoglycémie vers 16 h. C’est contre-productif.
On prépare ses réunions
Les réunions, on en subit forcément un certain nombre. Le souci, c'est que pendant ce temps-là, nos dossiers n'avancent pas, et que tout ça dure souvent très longtemps. L'idée : abréger !
Comment on fait ? On ne se pointe pas les mains dans les poches, avec l’air de dire "j’ai vu de la lumière, alors je suis entrée". Donc on prépare sa réunion. "Demandez à obtenir tous les éléments auparavant : ordre du jour, liste des participants", indique Laurence Einfalt. Vous aurez ainsi le temps de cogiter sur des idées percutantes. C’est le meilleur moyen pour gagner du temps le jour J, et accessoirement briller auprès vos collègues et impressionner votre chef. Emulation garantie ! Si vous êtes l'organisatrice de la réunion, à vous de fournir toutes ces infos à vos collègues.
Les erreurs à éviter : Confondre réunion et tribune d'expression. Tenez-vous en aux faits, à vos propositions, basta. Ce n'est pas le lieu de souler tout le monde avec un problème qui ne concerne que vous. Si vous la jouez brève et concise, logiquement, les autres devraient faire de même, et tout le monde sera content de finir plus tôt.
Mis en ligne le 13 février 2009
aufeminin.com
Alors, plutôt que de soupirer "c'est ma nature" (et de vous griller la soirée à finir ce boulot), il est temps d'intégrer quelques principes de base. Sans devenir Mme Parfaite, vous pouvez au moins mieux gérer votre temps et votre énergie au travail. Pour vivre plus cool, tout simplement !
Retrouvez nos 8 stratégies pour optimiser son efficacité, élaborées avec Laurence Einfalt*, fondatrice de l’agence Jara, conseil en organisation personnelle.
Comment anticiper et planifier ?
Anticiper et planifier, organisation de travail
On a toutes, quel que soit notre job, à gérer des tâches prévues à l'avance (établir des budgets, relancer des clients...) et des trucs plus inattendus (le boss a eu une idée géniale, faut qu'on en parle tout de suite). La difficulté, c'est de jongler entre l'urgent, le prioritaire et le "pour bientôt"...
Comment on fait ? Pour chaque dossier, on se fixe une dead-line, c’est-à-dire le jour où on doit vraiment avoir fini. On évalue le temps de travail nécessaire. Puis on se fait un plan d’action selon les priorités. Le matin, on décide par exemple de bosser sur le dossier A, l’après-midi sur le B.
"En janvier, il est aussi judicieux de noter dans son agenda les grandes tâches incontournables, dont on sait qu’elles nous tomberont forcément dessus dans l’année, ajoute Laurence Einfalt. Connaître leurs échéances permet d’y travailler un peu tout le temps." Par exemple, dès que l’occasion se présente, on réunit les éléments du bilan comptable de la boîte pour n’avoir ensuite qu’à le fignoler sans stress.
Les erreurs à éviter : S'enfermer dans son planning. Il faut savoir, lorsqu'une vraie urgence se présente, la traiter. La solution ? Soit on s'organise (on s'arrange avec un collègue pour qu'il traite à notre place le dossier prévu), soit on temporise (on fera plus tard ce qui est moins urgent, en accord avec son boss et ses collègues).
Tenir compte de sa flemme
Sauf si on est la fille cachée de Bree et de Robocop, on a toutes des moments, disons, de moindre investissement professionnel.
De grosse crise de flemme, en langage clair. Y renoncer serait fou, malsain et contre-productif : c'est dans les périodes "rien" qu'on trouve les plus brillantes idées.
L'objectif : se dégager des moments pour ne rien faire, et ainsi pouvoir, de temps à autre, se mettre en mode "off" sans risquer le licenciement sec. En commençant par simplifier à l'extrême la tâche la plus bouffeuse de temps au monde : le classement.
Comment on fait ? "On classe efficace, indique Laurence Einfalt. Un objet a plus de chance de revenir à sa place s’il faut moins de 5 gestes pour le ranger." Alors, on jette les classeurs à anneaux, trop compliqués, et on opte pour des chemises cartonnées toutes simples. Dans sa boîte mail, c’est pareil. On crée un nombre restreint de dossiers pour classer les mails, et on en élimine le maximum. "Jamais plus de quatre niveaux de rangement, prévient Laurence Einfalt. Au-delà, on s’y perd."
Les erreurs à éviter :Perdre de vue l'objectif : buller. Quand on a classé mails et documents, ne pas se mettre direct en mode "et maintenant je fais quoi ?". Ecouter son envie de faire une petite pause. En allant faire un tour par exemple, en allant boire un café... promis, on sera plus efficace après !
Respecter son agenda
Votre agenda ressemble à une longue (et illisible)
liste de rendez-vous, de tâches et de "penser à" ? Et du coup, vous ne réalisez jamais le quart de ce que vous aviez prévu ? Il faut que ça change. Un agenda sert à noter ce qui importe vraiment.
Comment on fait ? Seules les tâches à réelle date-limite doivent figurer sur votre agenda. Tous les vœux pieux (les "il faudrait que…"), sont notés sur une liste informatisée ou sur un cahier qui ne sert qu’à ça.
"Tant mieux si vous trouvez le temps de les mener à bien, explique Laurence Einfalt. Mais, si ce n’est pas le cas, ne culpabilisez pas, car l’important est d’assurer sur l’essentiel : les vraies tâches qui vous sont imposées."
Les erreurs à éviter : oublier les "ce serait bien si" qui sont souvent de vraies bonnes idées. Replongez régulièrement dans ce cahier, dès que vous avez un moment.
On étiquette intelligemment
Mais non, étiqueter ne pas vous transformer illico en mémère psycho-rigide ! c'est juste le meilleur moyen de pouvoir déléguer aux autres.
Comment on fait ? On dégaine une étiquette dès qu’un projet se crée pour le baptiser d’un nom compréhensible. Si vous savez que "PrevT408" désigne le prévisionnel du 4e trimestre 2008, il n’est pas sûr que votre nouveau collègue comprenne la subtilité de ce nom barbare.
"Lorsqu’on travaille en équipe, il ne faut pas hésiter à se mettre d’accord sur une nomenclature commune", suggère Laurence Einfalt. A la clé, on sait que le boulot avancera toujours sans nous, on ne culpabilise donc plus d’aller buller au soleil une semaine.
Les erreurs à éviter : Appeler un dossier physique "Cher Client" et son équivalent numérique "Client Chéri". Sur le moment, on se souvient que ces deux noms désignent un seul et même dossier mais avec le temps on finit par l’oublier. Résultat : on est largué. Les dossiers physiques et numériques doivent porter le même nom.
On fait le vide
Dans certains métiers, vivre entourée d'une muraille de dossiers faits partie du folklore. Dans d'autres, c'est une faute lourde. Dans tous les cas, c'est une perte de temps et d'énergie à éliminer d'urgence.
Comment on fait ? On dégage son espace de travail pour s’aérer l’esprit. Sur son bureau, on fait le vide une fois par semaine. "On jette systématiquement la doc que l’on est tenté de garder parce qu’elle serait susceptible de nous être utile un jour, mais on conserve ce qui nous sert vraiment au quotidien", note Laurence Einfalt. Pour éviter l’encombrement, on se fixe un nombre limite de magazines pros à garder un temps donné (2 semaines par ex.). Et on efface impitoyablement toute newsletter dès qu’une nouvelle arrive.
Les erreurs à éviter
- Vous transformer en documentaliste alors que ce n’est pas votre job. - L’excès de zèle : ce n’est pas grave si quelques piles trônent toujours sur le bureau. "Il faut juste veiller à ne pas mélanger les documents à classer avec ceux dont on se sert tous les jours, on perdrait trop de temps à les chercher", précise la coach.
On se cale sur son rythme
On se sent souvent plus fraîche le matin (sauf les jours où on a passé la nuit à faire la fête, mais passons) et plus "sociable" l'après-midi. Mais ce n'est pas vrai chez tout le monde... Donc, on tient compte de nos inclinations naturelles pour agir efficace.
Comment on fait ? Interrogez-vous : êtes-vous du soir ou du matin ? C'est important de bien se connaître. Une tâche complexe demande beaucoup plus de temps si votre batterie est à plat. Certes, attendre que tout le monde soit parti du bureau permet de bosser au calme, mais ce n'est pas forcément le meilleur moment, côté énergie. "Réservez les tâches peu gourmandes en capacité mentale à vos heures creuses", conseille Laurence Einfalt. Ok pour négocier dans la matinée le contrat du siècle, quand on est fraîche et dispo. Les notes de frais, on se les garde pour la fin de journée : personne ne verra qu’on crève d’envie de siester.
les erreurs à éviter : Gérer toutes les urgences non stop ("'c'est le matin, j'y vais à fond !") jusqu’à zapper le déjeuner pour finir épuisée et en hypoglycémie vers 16 h. C’est contre-productif.
On prépare ses réunions
Les réunions, on en subit forcément un certain nombre. Le souci, c'est que pendant ce temps-là, nos dossiers n'avancent pas, et que tout ça dure souvent très longtemps. L'idée : abréger !
Comment on fait ? On ne se pointe pas les mains dans les poches, avec l’air de dire "j’ai vu de la lumière, alors je suis entrée". Donc on prépare sa réunion. "Demandez à obtenir tous les éléments auparavant : ordre du jour, liste des participants", indique Laurence Einfalt. Vous aurez ainsi le temps de cogiter sur des idées percutantes. C’est le meilleur moyen pour gagner du temps le jour J, et accessoirement briller auprès vos collègues et impressionner votre chef. Emulation garantie ! Si vous êtes l'organisatrice de la réunion, à vous de fournir toutes ces infos à vos collègues.
Les erreurs à éviter : Confondre réunion et tribune d'ex
Mis en ligne le 13 février 2009
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