Six conseils pour une mutation réussie
22 Septembre 2008
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Moment clé dans la carrière d’un agent, la mutation se prépare. Si la modestie, la transparence et la pédagogie sont des principes de base, les experts livrent quelques autres précieux conseils.
1- Disposer d’une fiche de poste.
“Beaucoup d’agents publics n’en ont pas ou alors celles-ci ne sont pas à jour”, remarque Yannis Wendling, consultant manager chez IDRH. Une fiche de poste est un document écrit qui reprend les activités, les tâches et le niveau de responsabilité du poste. Il ne faut pas la confondre avec l’offre d’emploi. “Elle permet d’éviter les problèmes de compréhension, explique Yannis Wendling. Entre une administration et une autre, les tâches ne sont pas forcément réparties de la même façon. Par exemple, les arrêts maladie peuvent être gérés par le service de la paye ou celui de la santé, etc.”
2- Clarifier son niveau d’autonomie.
“La hiérarchie doit bien définir ce qu’elle attend de vous, par des lettres de mission, sous forme écrite”, conseille Christian Batal, président du groupe Interface études, conseil & formation. Notamment sur les dossiers sensibles, il faut établir avec son supérieur comment se déroule le travail ensemble et se répartir les tâches. Et définir jusqu’à quel point celles-ci sont déléguées, notamment pour les hauts fonctionnaires.
3- Définir un plan d’intégration.
Pour Christian Batal, “il ne faut pas hésiter à beaucoup écouter et se faire expliquer les règles informelles”, la vie dans le service, les noms des collègues, la place de la machine à café… “Ces règles ne sont pas écrites, mais on peut se faire mal voir si on ne les respecte pas”, poursuit-il. Il convient aussi de se présenter et d'expliquer d’où l’on vient, son parcours, ses compétences, sa motivation et son mode de fonctionnement – surtout pour les managers – histoire d'éviter les malentendus. L’intégration avec l’entourage moins direct (collègues de services éloignés ou prestataires extérieurs) est plus difficile, souligne Yannis Wendling de IDRH. “Il faut pourtant s'efforcer d'en faire rapidement le tour. Exemple : si l’on travaille dans le développement économique, les partenaires sont nombreux et ignorer l'existence de l'un d'eux peut être dommageable”, affirme-t-il.
4- Construire un plan de compétences.
Pour mener à bien une mission, une vision à moyen terme est nécessaire. “Quand on arrive dans un nouveau poste, poursuivre son apprentissage fait partie des enjeux majeurs, décrit Christian Batal, c’est-à-dire développer les compétences dont on va avoir besoin dans son nouveau poste.” Si ce plan de compétence prend un peu de temps à se constituer, inutile de s'affoler. Il ne faut néanmoins pas hésiter à demander des formations complémentaires, ce qui n’est pas toujours évident, comme le confirme le consultant en ressources humaines : “Cela peut signifier que l’on n’a pas toutes les compétences pour le poste, donc on a plutôt tendance à cacher ce besoin de formation”.
5- Établir une continuité des dossiers.
Bien souvent les administrations ne possèdent pas de serveurs partagés des dossiers. Leur prise en main dans la continuité est difficile. “L’employeur doit gérer cela en amont, préconise un consultant. Celui qui est recruté peut aussi demander des informations et même joindre par téléphone la personne qu’il remplace.”
6- Prendre son temps.
“On dit souvent que le timing symbolique est de 100 jours pour convaincre et apprendre. Il s’agit d’une période privilégiée pour gagner en crédibilité. Parfois, cela peut être un an ou plus. Il ne faut pas hésiter à utiliser cette période : il y a des questions que l’on peut poser les trois premiers mois, mais plus au bout de deux ans !”, analyse le président du groupe Interface. “Souvent, la durée d’installation est prévue par le plan d’intégration”, renchérit Yannis Wendling. En tout état de cause, des points réguliers doivent être effectués par les managers, de plus en plus espacés au fil des mois. Enfin, il convient de s’engager dans les tâches nouvelles avec une certaine progressivité, sans commencer par le plus difficile. “Au début, il ne faut s’engager que sur ce que l’on peut tenir, car un échec coûte très cher en crédibilité”, prévient Christian Batal.
Mis en ligne le 22 septembre 2008
acteurspublics.com
1- Disposer d’une fiche de poste.
“Beaucoup d’agents publics n’en ont pas ou alors celles-ci ne sont pas à jour”, remarque Yannis Wendling, consultant manager chez IDRH. Une fiche de poste est un document écrit qui reprend les activités, les tâches et le niveau de responsabilité du poste. Il ne faut pas la confondre avec l’offre d’emploi. “Elle permet d’éviter les problèmes de compréhension, explique Yannis Wendling. Entre une administration et une autre, les tâches ne sont pas forcément réparties de la même façon. Par exemple, les arrêts maladie peuvent être gérés par le service de la paye ou celui de la santé, etc.”
2- Clarifier son niveau d’autonomie.
“La hiérarchie doit bien définir ce qu’elle attend de vous, par des lettres de mission, sous forme écrite”, conseille Christian Batal, président du groupe Interface études, conseil & formation. Notamment sur les dossiers sensibles, il faut établir avec son supérieur comment se déroule le travail ensemble et se répartir les tâches. Et définir jusqu’à quel point celles-ci sont déléguées, notamment pour les hauts fonctionnaires.
3- Définir un plan d’intégration.
Pour Christian Batal, “il ne faut pas hésiter à beaucoup écouter et se faire expliquer les règles informelles”, la vie dans le service, les noms des collègues, la place de la machine à café… “Ces règles ne sont pas écrites, mais on peut se faire mal voir si on ne les respecte pas”, poursuit-il. Il convient aussi de se présenter et d'expliquer d’où l’on vient, son parcours, ses compétences, sa motivation et son mode de fonctionnement – surtout pour les managers – histoire d'éviter les malentendus. L’intégration avec l’entourage moins direct (collègues de services éloignés ou prestataires extérieurs) est plus difficile, souligne Yannis Wendling de IDRH. “Il faut pourtant s'efforcer d'en faire rapidement le tour. Exemple : si l’on travaille dans le développement économique, les partenaires sont nombreux et ignorer l'existence de l'un d'eux peut être dommageable”, affirme-t-il.
4- Construire un plan de compétences.
Pour mener à bien une mission, une vision à moyen terme est nécessaire. “Quand on arrive dans un nouveau poste, poursuivre son apprentissage fait partie des enjeux majeurs, décrit Christian Batal, c’est-à-dire développer les compétences dont on va avoir besoin dans son nouveau poste.” Si ce plan de compétence prend un peu de temps à se constituer, inutile de s'affoler. Il ne faut néanmoins pas hésiter à demander des formations complémentaires, ce qui n’est pas toujours évident, comme le confirme le consultant en ressources humaines : “Cela peut signifier que l’on n’a pas toutes les compétences pour le poste, donc on a plutôt tendance à cacher ce besoin de formation”.
5- Établir une continuité des dossiers.
Bien souvent les administrations ne possèdent pas de serveurs partagés des dossiers. Leur prise en main dans la continuité est difficile. “L’employeur doit gérer cela en amont, préconise un consultant. Celui qui est recruté peut aussi demander des informations et même joindre par téléphone la personne qu’il remplace.”
6- Prendre son temps.
“On dit souvent que le timing symbolique est de 100 jours pour convaincre et apprendre. Il s’agit d’une période privilégiée pour gagner en crédibilité. Parfois, cela peut être un an ou plus. Il ne faut pas hésiter à utiliser cette période : il y a des questions que l’on peut poser les trois premiers mois, mais plus au bout de deux ans !”, analyse le président du groupe Interface. “Souvent, la durée d’installation est prévue par le plan d’intégration”, renchérit Yannis Wendling. En tout état de cause, des points réguliers doivent être effectués par les managers, de plus en plus espacés au fil des mois. Enfin, il convient de s’engager dans les tâches nouvelles avec une certaine progressivité, sans commencer par le plus difficile. “Au début, il ne faut s’engager que sur ce que l’on peut tenir, car un échec coûte très cher en crédibilité”, prévient Christian Batal.
Mis en ligne le 22 septembre 2008
acteurspublics.com
