Les 4 précautions à prendre pour une réunion optimisée

Une réunion s'annonce, et c'est vous qui l'animez ? Tout se planifie : des problématiques à aborder aux temps d'interventions des participants. Vos qualités d'orateur vous aideront, mais ne suffiront pas ! Besoin d'aide ?

Ne vous êtes-vous jamais rendu à une réunion soporifique et interminable ? Ou que vous jugiez inutile ? En général, il s'agit juste d'un manque d'efficacité et de préparation de l'animateur. Si avez prévu de conduire une réunion, pourquoi ne pas l'agencer de façon à lui rendre son but premier ? Devenir un puissant outil de management, de négociation ou de créativité.

Posez-vous les bonnes questions. Premièrement, déterminez l'objectif de la réunion. Sert-elle à définir des stratégies, régler un conflit, négocier un changement de contrat, établir un planning, dresser un bilan ? Pensez d'ores et déjà aux thèmes à aborder : cela vous fera gagner beaucoup de temps et vous permettra de dégager des priorités.

Etablissez un ordre du jour. Conservez-le pendant le déroulement de la réunion, vous n’omettrez ainsi aucun point important. Notez aussi les problématiques à soulever. Pour améliorer la qualité des échanges et des interventions, pourquoi ne pas pourquoi ne pas transmettre un résumé succinct de cet ordre du jour à vos collaborateurs ? Vous gagnerez du temps et de l'énergie, puisque chacun aura eu le temps de réfléchir aux problèmes ou aux suggestions qui leur seront soumis. Ils arriveront peut-être déjà avec des solutions, qui sait ?

Pensez à cibler vos invitations. Inutile de réunir une équipe au complet si vous ne ménagez pas un temps d'intervention pour chacun. Un compte-rendu peut alors être adressé à tout le monde, rétroactivement. La réunion sera ainsi moins longue, plus intime et confortable et vous aurez moins de mal à faire respecter les temps de paroles de chacun.

Prévoyez des temps de pause. Au-delà d'une heure et demie, la concentration baisse et l'auditoire décroche. Pendant la réunion, vous pouvez vous servir de plusieurs outils pour varier les plaisirs et retenir l'attention de tous : projections vidéo, jeux de rôles, mini-tests, distribution de propositions... Veillez à ce que personne ne soit lésé mais surtout, ne laissez pas libre cours à toutes les digressions. Vous pouvez tout à fait aborder un sujet qui n'était pas prévu au programme, mais ne vous écartez pas de vos objectifs premiers, au risque de devoir organiser... une seconde réunion pour le même sujet !