Les clés pour optimiser vos réunions en entreprise
5 Mars 2007
Lu par 1551 personne(s)
Instrument de partage et de diffusion d’informations
• La préparation en amont et l’implication des participants sont capitales
• Mal géré, l’exercice tourne vite à l’ennui et perd de son utilité
Réussir une réunion, c’est possible mais à condition d’affiner l’amont, c’est-à-dire la préparation, afin d’éviter que l’exercice ne tourne au souk. Moyen de communication par excellence, une réunion a l’avantage, quand elle est bien menée, de renforcer l’esprit d’équipe, la cohésion interne, et d’améliorer la circulation de l’information. Mais s’il est un point sur lequel les spécialistes s’accordent, c’est bien la difficulté à tenir une réunion conviviale et efficace.
Le plus souvent, l’ordre du jour est un «fourre-tout»; les participants se préparent rarement, et la rencontre se solde par un échec.
Pour éviter le fiasco, il faut impliquer les participants dans l’étude de la problématique du jour. Il faut leur montrer qu’ils ont un rôle à jouer et ne sont pas présents uniquement pour «remplir des chaises vides» ou pour faire de la figuration. Pour capter l’attention et détendre l’atmosphère, l’animateur pourrait démarrer par une petite anecdote. La méthode George Bush, qui commence toujours par une prière, n’est pas l’idéal.
Hamid El Otmani, directeur général de LMS Organisation et Ressources Humaines, Hassan ElKholti, directeur des opérations chez Archos-Conseil et AbdeIlah Jennane, directeur de l’Institut des ressources humaines (Diorh) expliquent les règles qui conditionnent la réussite d’une réunion. Gare au risque de réunionite, constamment présent au moindre relâchement des règles.
• La clarté de l’ordre du jour
La réussite d’une réunion dépend de la clarté et de la pertinence des objectifs fixés. Une tâche qui incombe à l’organisateur. «Bien des réunions échouent à cause de l’imprécision des objectifs, quand ils existent, ou parce que les participants n’en ont pas été informés», constate Hamid El Otmani, directeur général de LMS Organisation et Ressources Humaines.
Les objectifs permettent aux participants de préparer la réunion efficacement, visent à renforcer leurs motivations pour y participer et les renseignent sur le rôle qu’ils auront à y jouer. L’ordre du jour doit être envoyé à tous les participants, avec les documents qui vont servir de support à la discussion.
• Bien cibler les participants et formaliser
Le nombre de participants joue un rôle dans la réussite ou l’échec d’une réunion. L’idéal est de convier uniquement les personnes qui participent à la prise de décision. Un nombre élevé de participants favorise souvent les «apartés» avec ce que cela suppose de désagréments. En général, les objectifs de la réunion permettent de préciser qui doit y assister, qui a besoin de l’information, qui a un avis à formuler, qui doit prendre part à la décision. La convocation s’effectue via document écrit ou sur simple envoie d’un e-mail. L’animateur doit faire preuve de doigté pour éviter que la discussion soit monopolisée par une ou deux personnes seulement.
• La logistique, jusque dans les moindres détails
Une réunion, c’est également un lieu de rencontre. Pour cela, il faut trouver une salle adaptée. «Préparer le contenu ne doit pas faire oublier les aspects logistiques», affirme Hassan ElKholti, directeur des opérations chez Archos-Conseil, filiale du groupe ONA. Détail important: le nombre de places assises doit correspondre à l’effectif des participants. S’il apparaît logique de prévoir une place pour chacun, il ne faut pas oublier que des places vides trop nombreuses donnent une impression négative et ne favorisent pas les échanges entre participants.
• Maîtriser le temps de parole
Tout d’abord, il faut clarifier les rôles: qui anime? Qui rapporte? Qui est simple contributeur? Qui est observateur?
Abde-Ilah Jennane, directeur de l’Institut des ressources humaines (groupe Diorh) insiste sur le respect de l’ordre du jour, du timing, de la participation de tous et du bon déroulement de la réunion. Le rapporteur doit se concentrer sur les échanges et prendre note des débats et surtout des résolutions. Il faut également garantir une certaine discipline, rappeler l’objectif et l’ordre du jour en cas de digression et être strict sur les perturbations: entrée, sortie, téléphone....
Lors d’une réunion, l’animateur a un rôle central à jouer. Il doit maîtriser le temps de parole, contrôler la discussion pour éviter les dérives, encourager la participation, clarifier les actions et aider à la résolution des conflits entre les participants.
L’une des causes de dysfonctionnement en réunion réside bien souvent dans le décalage entre «la structure socioaffective et la nature de la tâche»: la nature des problèmes à traiter, la méthode adoptée par l’animateur, les représentations que les participants et l’animateur se font des problèmes à résoudre, la structure des communications dans le groupe et le type de «management» en vigueur au sein de l’organisation. De plus, très souvent, il se produit un conflit d’objectifs issu des différences de représentations des participants par rapport à la tâche. L’animateur doit veiller à les harmoniser pour dégager un consensus, conseille Hamid El Otmani.
• Combien de temps ça dure
Tout dépend de l’objectif. Il est plus efficace d’organiser une réunion courte avec quelques points spécifiques à traiter que de mener des réunions marathons au cours desquels on aborde tous les sujets, au risque de négliger les derniers points de l’ordre du jour.
En principe, au-delà d’une heure et demie, la concentration baisse, et les participants décrochent. Une réunion importante ne doit jamais dépasser trois heures, entrecoupées d’une pause d’un quart d’heure.
Pendant la réunion, on peut se servir de plusieurs outils pour retenir l’attention de tous: projections vidéo, jeux de rôles, minitests, distribution de propositions. Il faut aussi veiller à ce que personne ne soit lésé mais, surtout, ne pas laisser libre cours à toutes les digressions.
Les réunions qui s’éternisent et qui durent plusieurs heures sont parfaitement inutiles et sont fréquemment génératrices d’une perte de temps et d’un stress que les participants redoutent souvent.
• Le syndrome d’inutilité vous guette
La réunion est un outil de partage et de diffusion de l’information dans une organisation. Nombreux ceux qui pensent que seules les réunions sur les décisions stratégiques doivent être maintenues, vu leur impact sur l’organisation dans sa globalité. Les réunions sont en fait un puissant facteur de cohésion qui aident, à travers les échanges et le partage, à renforcer l’esprit d’équipe et l’instauration de la confiance en interne. Il est utile d’avoir une réunion hebdomadaire ou mensuelle d’échanges sur l’avancement de l’activité ou des projets. Celles-ci n’excluent pas la tenue de rencontres exceptionnelles pour traiter d’enjeux stratégiques.
Les rencontres de travail doivent concerner l’ensemble des dimensions, de l’organisation à savoir: l’information, la consultation et la décision. Mais le plus important, c’est le résultat. Les réunions sont jugées bénéfiques quand elles produisent des résultats et lorsque l’information est mise en commun et que des décisions sont prises. De cette manière, tous les participants ont une idée claire des activités qui doivent être entreprises. Si les membres d’une commission, par exemple, ont l’impression de perdre leur temps, ils perdront facilement leur motivation. S’ils se sentent productifs, ils resteront motivés.
leconomiste.com
• La préparation en amont et l’implication des participants sont capitales
• Mal géré, l’exercice tourne vite à l’ennui et perd de son utilité
Réussir une réunion, c’est possible mais à condition d’affiner l’amont, c’est-à-dire la préparation, afin d’éviter que l’exercice ne tourne au souk. Moyen de communication par excellence, une réunion a l’avantage, quand elle est bien menée, de renforcer l’esprit d’équipe, la cohésion interne, et d’améliorer la circulation de l’information. Mais s’il est un point sur lequel les spécialistes s’accordent, c’est bien la difficulté à tenir une réunion conviviale et efficace.
Le plus souvent, l’ordre du jour est un «fourre-tout»; les participants se préparent rarement, et la rencontre se solde par un échec.
Pour éviter le fiasco, il faut impliquer les participants dans l’étude de la problématique du jour. Il faut leur montrer qu’ils ont un rôle à jouer et ne sont pas présents uniquement pour «remplir des chaises vides» ou pour faire de la figuration. Pour capter l’attention et détendre l’atmosphère, l’animateur pourrait démarrer par une petite anecdote. La méthode George Bush, qui commence toujours par une prière, n’est pas l’idéal.
Hamid El Otmani, directeur général de LMS Organisation et Ressources Humaines, Hassan ElKholti, directeur des opérations chez Archos-Conseil et AbdeIlah Jennane, directeur de l’Institut des ressources humaines (Diorh) expliquent les règles qui conditionnent la réussite d’une réunion. Gare au risque de réunionite, constamment présent au moindre relâchement des règles.
• La clarté de l’ordre du jour
La réussite d’une réunion dépend de la clarté et de la pertinence des objectifs fixés. Une tâche qui incombe à l’organisateur. «Bien des réunions échouent à cause de l’imprécision des objectifs, quand ils existent, ou parce que les participants n’en ont pas été informés», constate Hamid El Otmani, directeur général de LMS Organisation et Ressources Humaines.
Les objectifs permettent aux participants de préparer la réunion efficacement, visent à renforcer leurs motivations pour y participer et les renseignent sur le rôle qu’ils auront à y jouer. L’ordre du jour doit être envoyé à tous les participants, avec les documents qui vont servir de support à la discussion.
• Bien cibler les participants et formaliser
Le nombre de participants joue un rôle dans la réussite ou l’échec d’une réunion. L’idéal est de convier uniquement les personnes qui participent à la prise de décision. Un nombre élevé de participants favorise souvent les «apartés» avec ce que cela suppose de désagréments. En général, les objectifs de la réunion permettent de préciser qui doit y assister, qui a besoin de l’information, qui a un avis à formuler, qui doit prendre part à la décision. La convocation s’effectue via document écrit ou sur simple envoie d’un e-mail. L’animateur doit faire preuve de doigté pour éviter que la discussion soit monopolisée par une ou deux personnes seulement.
• La logistique, jusque dans les moindres détails
Une réunion, c’est également un lieu de rencontre. Pour cela, il faut trouver une salle adaptée. «Préparer le contenu ne doit pas faire oublier les aspects logistiques», affirme Hassan ElKholti, directeur des opérations chez Archos-Conseil, filiale du groupe ONA. Détail important: le nombre de places assises doit correspondre à l’effectif des participants. S’il apparaît logique de prévoir une place pour chacun, il ne faut pas oublier que des places vides trop nombreuses donnent une impression négative et ne favorisent pas les échanges entre participants.
• Maîtriser le temps de parole
Tout d’abord, il faut clarifier les rôles: qui anime? Qui rapporte? Qui est simple contributeur? Qui est observateur?
Abde-Ilah Jennane, directeur de l’Institut des ressources humaines (groupe Diorh) insiste sur le respect de l’ordre du jour, du timing, de la participation de tous et du bon déroulement de la réunion. Le rapporteur doit se concentrer sur les échanges et prendre note des débats et surtout des résolutions. Il faut également garantir une certaine discipline, rappeler l’objectif et l’ordre du jour en cas de digression et être strict sur les perturbations: entrée, sortie, téléphone....
Lors d’une réunion, l’animateur a un rôle central à jouer. Il doit maîtriser le temps de parole, contrôler la discussion pour éviter les dérives, encourager la participation, clarifier les actions et aider à la résolution des conflits entre les participants.
L’une des causes de dysfonctionnement en réunion réside bien souvent dans le décalage entre «la structure socioaffective et la nature de la tâche»: la nature des problèmes à traiter, la méthode adoptée par l’animateur, les représentations que les participants et l’animateur se font des problèmes à résoudre, la structure des communications dans le groupe et le type de «management» en vigueur au sein de l’organisation. De plus, très souvent, il se produit un conflit d’objectifs issu des différences de représentations des participants par rapport à la tâche. L’animateur doit veiller à les harmoniser pour dégager un consensus, conseille Hamid El Otmani.
• Combien de temps ça dure
Tout dépend de l’objectif. Il est plus efficace d’organiser une réunion courte avec quelques points spécifiques à traiter que de mener des réunions marathons au cours desquels on aborde tous les sujets, au risque de négliger les derniers points de l’ordre du jour.
En principe, au-delà d’une heure et demie, la concentration baisse, et les participants décrochent. Une réunion importante ne doit jamais dépasser trois heures, entrecoupées d’une pause d’un quart d’heure.
Pendant la réunion, on peut se servir de plusieurs outils pour retenir l’attention de tous: projections vidéo, jeux de rôles, minitests, distribution de propositions. Il faut aussi veiller à ce que personne ne soit lésé mais, surtout, ne pas laisser libre cours à toutes les digressions.
Les réunions qui s’éternisent et qui durent plusieurs heures sont parfaitement inutiles et sont fréquemment génératrices d’une perte de temps et d’un stress que les participants redoutent souvent.
• Le syndrome d’inutilité vous guette
La réunion est un outil de partage et de diffusion de l’information dans une organisation. Nombreux ceux qui pensent que seules les réunions sur les décisions stratégiques doivent être maintenues, vu leur impact sur l’organisation dans sa globalité. Les réunions sont en fait un puissant facteur de cohésion qui aident, à travers les échanges et le partage, à renforcer l’esprit d’équipe et l’instauration de la confiance en interne. Il est utile d’avoir une réunion hebdomadaire ou mensuelle d’échanges sur l’avancement de l’activité ou des projets. Celles-ci n’excluent pas la tenue de rencontres exceptionnelles pour traiter d’enjeux stratégiques.
Les rencontres de travail doivent concerner l’ensemble des dimensions, de l’organisation à savoir: l’information, la consultation et la décision. Mais le plus important, c’est le résultat. Les réunions sont jugées bénéfiques quand elles produisent des résultats et lorsque l’information est mise en commun et que des décisions sont prises. De cette manière, tous les participants ont une idée claire des activités qui doivent être entreprises. Si les membres d’une commission, par exemple, ont l’impression de perdre leur temps, ils perdront facilement leur motivation. S’ils se sentent productifs, ils resteront motivés.
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