Quelques conseils pour mener à bien une réunion de service.
10 Juin 2013
Lu par 2764 personne(s)
COMMENT MENER À BIEN LES RÉUNIONS DE SERVICE?
Réunion ou pas et à quelle fréquence ?
On se pose souvent la question de l’utilité d’organiser des réunions au sein de « petits » services, composés de peu d’agents. On se dit qu’il n’est pas nécessaire quand on est trois ou quatre d’organiser des réunions formelles, « de toute façon on se parle tous les jours…». Pourtant, même dans ces cas là, il est souhaitable d’organiser des réunions de service pour s’assurer que chacun dispose de toutes les informations, et des mêmes informations. Ces réunions ne doivent pas nécessairement durer longtemps, une demi-heure peut suffire à condition de bien les préparer. Quant à la fréquence il n’y a pas de règle, elle doit être adaptée en fonction des missions et du travail du service, on peut tout au plus suggérer au maximum une réunion hebdomadaire et au minimum une réunion mensuelle.
Préparation, déroulement et conclusion des réunions
1. Préparer une réunion
Etablir la liste des participants
fixer la date et le lieu de la réunion
fixer l’heure de début et de fin de la réunion
déterminer l’objet et les objectifs de la réunion (= ordre du jour)
désigner un secrétaire, un « animateur » et un « gardien du temps »
lister les éventuels documents à préparer, à emporter
Quelques précisions par rapport à ce qui précède :
-l’objet de la réunion = c’est de quoi on va parler.
-l’objectif de la réunion = c’est dans quel but on va en parler : pour informer ou s’informer, pour échanger, pour poser et résoudre des problèmes, pour négocier,…
- le gardien du temps = personne chargée de veiller à ne pas déborder du planning fixé ; cela oblige à aller à l’essentiel et évite que les discussions improductives ne s’éternisent. On fixe une heure de début et de fin de la réunion, il convient de commencer les réunions à l’heure afin de respecter le planning de chacun. On peut également déterminer le temps que l’on consacrera à chaque point de l’ordre du jour. -l’animateur de la réunion = personne chargée de lancer et clore les points à l’ordre du jour, il ne doit pas nécessairement être la personne hiérarchiquement la plus élevée. Voir point 2 pour plus de détails sur le rôle de l’animateur.
-le secrétaire = personne chargée de rédiger le compte-rendu, classique mais qui permet de ne rien oublier et évite que des décisions ne soient contestées par la suite.
A faire : au minimum trois jours avant la réunion, envoyer les convocations à la réunion, en précisant la date (jour et heure), l’endroit, l’objet, la liste des participants, les documents à apporter et en désignant l’animateur, le secrétaire et le gardien du temps.
2. Déroulement de la réunion
Voici un canevas pour le déroulement des réunions :
présenter l’ordre du jour
effectuer le suivi de la réunion précédente (suivi des actions à faire)
passer en revue les différents points à l’ordre du jour : informer, discuter, décider,…
divers
synthèse et « actions à faire »
L’animateur joue un rôle important dans le bon déroulement de la réunion. C’est une tâche qui demande une bonne concentration, un sens certain de la perception des phénomènes de groupe, une bonne capacité d’écoute et de synthèse.
L’animateur doit favoriser la communication au cours des réunions. Il veille à ce que tous ceux qui veulent intervenir puissent le faire. Il peut utiliser pour cela des techniques telles que les tours de tables, ou encore demander l’avis de ceux qui s’expriment moins, « vous ne nous avez pas encore donné votre avis… ».
Ce sont les questions qui créent le dialogue et qui permettent d’éviter une succession de monologues. Il faut poser un maximum de questions ouvertes et neutres.
D’autres techniques à appliquer pour une bonne communication et pour faire avancer les débats :
Reformuler (ou faire reformuler) certaines interventions afin de pallier les difficultés de communication qui peuvent se présenter ; la reformulation consiste à résumer l’essentiel en une ou deux phrases, à synthétiser ce que vous avez compris : « si j’ai bien compris,…c’est bien cela ? ». La reformulation présente plusieurs avantages :
· elle permet de ponctuer le discours de quelqu’un et d’éviter d’être noyé dans un flot d’informations ;
· elle permet de vérifier que vous avez bien compris votre interlocuteur ;
· elle donne à votre interlocuteur la sensation d’être écouté ;
· elle permet à votre interlocuteur de préciser ou de réajuster sa pensée si nécessaire.
Synthétiser : les synthèses permettent :
de ramener le groupe sur le sujet ;
de clarifier le cheminement du groupe ;
de vérifier la bonne compréhension de ce qui a été dit.
Veiller à avancer :
passer de l’abstrait au concret : « il faut faire mieux » → « mieux que quoi ? »
passer de l’impersonnel au personnel : « on doit… » → « qui précisément ? »
En cas de difficultés…
Les réunions sont également le cadre de phénomènes de groupe que l’on ne peut pas toujours prévoir. Il faut éviter les discussions polémiques avec ou entre l’un ou l’autre participant et se tenir aux objectifs fixés. Rappelez les objectifs et les résultats attendus si la discussion dévie vers des problèmes extérieurs.
Pour conclure
Une réunion se clôture généralement sur des « actions à faire » : on détermine qui fait quoi et pour quand et on effectuera le suivi de ces actions lors de la réunion suivante.
3. L’après réunion
Le secrétaire rédige le compte rendu de la réunion dans un délai de maximum 5 jours ouvrables.
Le compte rendu est transmis sous format électronique aux participants qui disposent de 10 jours ouvrables pour communiquer par écrit au secrétaire leurs éventuelles remarques ou commentaires.
Le compte rendu de la réunion et les décisions qui y figurent sont considérés comme approuvés si, dans ce délai de 10 jours ouvrables, les participants n’ont communiqué aucune remarque ou commentaire par écrit.
Au cas où des remarques sont formulées, le compte rendu est modifié par le secrétaire et envoyé aux participants avec le même délai d’approbation.
A faire : rédiger un compte rendu et le transmettre aux participants pour d’éventuelles remarques ou commentaires.
Modifier, le cas échéant, le compte rendu en fonction des commentaires et remarques émis par les participants.
Audit.cfwb.be
Mis en ligne le 10 juin 2013.
Réunion ou pas et à quelle fréquence ?
On se pose souvent la question de l’utilité d’organiser des réunions au sein de « petits » services, composés de peu d’agents. On se dit qu’il n’est pas nécessaire quand on est trois ou quatre d’organiser des réunions formelles, « de toute façon on se parle tous les jours…». Pourtant, même dans ces cas là, il est souhaitable d’organiser des réunions de service pour s’assurer que chacun dispose de toutes les informations, et des mêmes informations. Ces réunions ne doivent pas nécessairement durer longtemps, une demi-heure peut suffire à condition de bien les préparer. Quant à la fréquence il n’y a pas de règle, elle doit être adaptée en fonction des missions et du travail du service, on peut tout au plus suggérer au maximum une réunion hebdomadaire et au minimum une réunion mensuelle.
Préparation, déroulement et conclusion des réunions
1. Préparer une réunion
Etablir la liste des participants
fixer la date et le lieu de la réunion
fixer l’heure de début et de fin de la réunion
déterminer l’objet et les objectifs de la réunion (= ordre du jour)
désigner un secrétaire, un « animateur » et un « gardien du temps »
lister les éventuels documents à préparer, à emporter
Quelques précisions par rapport à ce qui précède :
-l’objet de la réunion = c’est de quoi on va parler.
-l’objectif de la réunion = c’est dans quel but on va en parler : pour informer ou s’informer, pour échanger, pour poser et résoudre des problèmes, pour négocier,…
- le gardien du temps = personne chargée de veiller à ne pas déborder du planning fixé ; cela oblige à aller à l’essentiel et évite que les discussions improductives ne s’éternisent. On fixe une heure de début et de fin de la réunion, il convient de commencer les réunions à l’heure afin de respecter le planning de chacun. On peut également déterminer le temps que l’on consacrera à chaque point de l’ordre du jour. -l’animateur de la réunion = personne chargée de lancer et clore les points à l’ordre du jour, il ne doit pas nécessairement être la personne hiérarchiquement la plus élevée. Voir point 2 pour plus de détails sur le rôle de l’animateur.
-le secrétaire = personne chargée de rédiger le compte-rendu, classique mais qui permet de ne rien oublier et évite que des décisions ne soient contestées par la suite.
A faire : au minimum trois jours avant la réunion, envoyer les convocations à la réunion, en précisant la date (jour et heure), l’endroit, l’objet, la liste des participants, les documents à apporter et en désignant l’animateur, le secrétaire et le gardien du temps.
2. Déroulement de la réunion
Voici un canevas pour le déroulement des réunions :
présenter l’ordre du jour
effectuer le suivi de la réunion précédente (suivi des actions à faire)
passer en revue les différents points à l’ordre du jour : informer, discuter, décider,…
divers
synthèse et « actions à faire »
L’animateur joue un rôle important dans le bon déroulement de la réunion. C’est une tâche qui demande une bonne concentration, un sens certain de la perception des phénomènes de groupe, une bonne capacité d’écoute et de synthèse.
L’animateur doit favoriser la communication au cours des réunions. Il veille à ce que tous ceux qui veulent intervenir puissent le faire. Il peut utiliser pour cela des techniques telles que les tours de tables, ou encore demander l’avis de ceux qui s’expriment moins, « vous ne nous avez pas encore donné votre avis… ».
Ce sont les questions qui créent le dialogue et qui permettent d’éviter une succession de monologues. Il faut poser un maximum de questions ouvertes et neutres.
D’autres techniques à appliquer pour une bonne communication et pour faire avancer les débats :
Reformuler (ou faire reformuler) certaines interventions afin de pallier les difficultés de communication qui peuvent se présenter ; la reformulation consiste à résumer l’essentiel en une ou deux phrases, à synthétiser ce que vous avez compris : « si j’ai bien compris,…c’est bien cela ? ». La reformulation présente plusieurs avantages :
· elle permet de ponctuer le discours de quelqu’un et d’éviter d’être noyé dans un flot d’informations ;
· elle permet de vérifier que vous avez bien compris votre interlocuteur ;
· elle donne à votre interlocuteur la sensation d’être écouté ;
· elle permet à votre interlocuteur de préciser ou de réajuster sa pensée si nécessaire.
Synthétiser : les synthèses permettent :
de ramener le groupe sur le sujet ;
de clarifier le cheminement du groupe ;
de vérifier la bonne compréhension de ce qui a été dit.
Veiller à avancer :
passer de l’abstrait au concret : « il faut faire mieux » → « mieux que quoi ? »
passer de l’impersonnel au personnel : « on doit… » → « qui précisément ? »
En cas de difficultés…
Les réunions sont également le cadre de phénomènes de groupe que l’on ne peut pas toujours prévoir. Il faut éviter les discussions polémiques avec ou entre l’un ou l’autre participant et se tenir aux objectifs fixés. Rappelez les objectifs et les résultats attendus si la discussion dévie vers des problèmes extérieurs.
Pour conclure
Une réunion se clôture généralement sur des « actions à faire » : on détermine qui fait quoi et pour quand et on effectuera le suivi de ces actions lors de la réunion suivante.
3. L’après réunion
Le secrétaire rédige le compte rendu de la réunion dans un délai de maximum 5 jours ouvrables.
Le compte rendu est transmis sous format électronique aux participants qui disposent de 10 jours ouvrables pour communiquer par écrit au secrétaire leurs éventuelles remarques ou commentaires.
Le compte rendu de la réunion et les décisions qui y figurent sont considérés comme approuvés si, dans ce délai de 10 jours ouvrables, les participants n’ont communiqué aucune remarque ou commentaire par écrit.
Au cas où des remarques sont formulées, le compte rendu est modifié par le secrétaire et envoyé aux participants avec le même délai d’approbation.
A faire : rédiger un compte rendu et le transmettre aux participants pour d’éventuelles remarques ou commentaires.
Modifier, le cas échéant, le compte rendu en fonction des commentaires et remarques émis par les participants.
Audit.cfwb.be
Mis en ligne le 10 juin 2013.
